Verknüpfung zwischen POS und Registrierkassen ab 2026

Die Agentur der Einnahmen hat die Vorschriften für die Verknüpfung der elektronischen Zahlungssysteme (POS, Apps, virtuelle Terminals) mit den telematischen Registrierkassen oder anderen Systemen zur Speicherung und Übermittlung der Tagesumsätze festgelegt.
Die Verpflichtung gilt ab dem 1. Januar 2026, wobei die entsprechende Prozedur voraussichtlich erst ab März 2026 aktiviert wird. Sie betrifft alle Subjekte, die elektronische Zahlungen akzeptieren.

Ziel der Regelung

Die neue Bestimmung zielt darauf ab, den Prozess der Umsatzregistrierung vollständig mit dem Prozess der elektronischen Zahlung zu integrieren.
Jede über POS erfolgte Zahlung muss künftig automatisch dem ausgestellten Steuerbeleg zugeordnet werden.

Durchführung der Verknüpfung

Die Verknüpfung muss über das Portal „Fatture e Corrispettivi“ in dem geschützten Bereich der Agentur der Einnahmen vorgenommen werden. Unser Büro kann diese Verknüpfung im Namen des Mandanten durchführen.
Jedes POS-Terminal des Unternehmers muss mit der verwendeten fiskalischen Registrierkasse (oder mit mehreren, falls vorhanden) verbunden werden.
Jedes POS-Terminal und jede Registrierkasse sind durch einen eigenen Identifikationscode gekennzeichnet (diese Codes sollten bereits im System vorhanden sein).
Auch jene, die keine Registrierkasse besitzen, sondern den Online-Dienst „Fatture e Corrispettivi“ der Agentur der Einnahmen zur Ausstellung der Verkaufsbelege nutzen, müssen ihr POS mit diesem Webdienst verknüpfen.

Fristen für die Anpassung

• POS bereits aktiv im Januar 2026:
  Die Verknüpfung muss innerhalb von 45 Tagen ab dem Zeitpunkt abgeschlossen werden, an dem der Online-Dienst von der Agentur der Einnahmen bereitgestellt wird (voraussichtlich Anfang März 2026 → Frist etwa Mitte April 2026).
• POS aktiviert nach dem 31. Januar 2026:
  Die Verknüpfung muss ab dem sechsten Tag des zweiten Monats nach der Aktivierung des POS und bis zum letzten Arbeitstag desselben Monats erfolgen.
  Beispiel: Wird ein POS am 1. Februar 2026 aktiviert, muss die Verknüpfung zwischen dem 6. und dem 30. April 2026 vorgenommen werden. Es wird also möglich sein, die Verknüpfung erst ab März 2026 vorzunehmen.

Aufzeichnung und Übermittlung der Zahlungen

Die Daten der elektronischen Zahlungen werden täglich in zusammengefasster Form gemeinsam mit den telematisch übermittelten Tagesumsätzen an die Steuerbehörde gesendet.
Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, ist es künftig besonders wichtig, im Verkaufsbeleg die vom Kunden gewählte Zahlungsart (bar oder elektronisch) korrekt anzugeben.

Verpflichtung zur Annahme elektronischer Zahlungen

Wir erinnern daran, dass Einzelhändler, Handwerker, Gastronomen, Hoteliers, Freiberufler und allgemein Alle, die Warenverkäufe oder Dienstleistungen an Endverbraucher erbringen, verpflichtet sind, elektronische Zahlungen zu akzeptieren und dementsprechend über geeignete Zahlungssysteme (POS, Apps, virtuelle Terminals) zu verfügen.
Die Verpflichtung entfällt nur bei nachgewiesener technischer Unmöglichkeit, etwa bei dokumentierten Verbindungsproblemen der Geräte.
Die Strafe für Unternehmer, die elektronische Zahlungen nicht akzeptieren, beträgt 30 Euro plus 4 % des verweigerten Zahlungsbetrags (Der Kunde, dessen elektronische Zahlung verweigert wurde, muss den Vorfall melden.).